Organizzazione di un’azienda e miglioramento dell’efficienza aziendale

  1. Mettere fra le cose da fare: una TAC ai processi (….sì,sì, proprio una Tomografia Assiale Computerizzata: vedere strato per strato dove si possono nascondere le inefficienze).
  2. Misurare: senza dati da analizzare, come è possibile migliorare?
  3. Stabilire degli step:non si può migliorare tutto e subito. Sempre i Giapponesi ci suggeriscono di procedere per piccoli passi.

  1. Rincorrere solo il fatturato.
  2. Non fermarsi mai: fare, fare,fare, ogni cosa sempre nello stesso modo.
  3. Pensare che il tempo dedicato all’organizzazione sia uno spreco…Se lo fosse ai giapponesi non sarebbe di certo sfuggito!!!

Partiamo da una domanda: quanto vale l’efficienza? Oppure, quanto paghiamo l’inefficienza in azienda?

Non so chi e quante volte all’interno dell’organizzazione di un’azienda si faccia queste domande perché viene più spontanea quella “Quanto stiamo fatturando? Quanto stiamo perdendo?”. E’ quasi sempre il fatturato l’indicatore preferito.

Se potessimo facilmente tradurre il nostro livello di efficienza in un numero con davanti il simbolo dell’Euro, forse il miglioramento dell’efficienza aziendale diventerebbe una priorità per tutti.

Non invento nulla e ricordo che arrivano dal Giappone, dal loro pragmatismo e dalla loro naturale tendenza alla semplificazione, la lotta agli sprechi (c.d. Muda) e la pratica delle 5S per ridurre lo spreco di tempo che il disordine genera, pratica utile per migliorare l’organizzazione di un’azienda (… e che io rivendico affermando “bastava chiedere a qualsiasi casalinga, senza scomodare i Giapponesi, per sentirsi rispondere che per tenere in ordine è fondamentale: classificare, riordinare, pulire, standardizzare, mantenere … ma, tant’è!)

I Giapponesi ci insegnano che le 7 categorie di spreco, all’interno dell’organizzazione di un’azienda, possono essere ricondotte a:

  1. Trasporto di materiale
  2. Inventario, stoccaggio, immagazzinamento
  3. Spostamento di personale
  4. Attese
  5. Sovra-produzione (troppo o troppo presto)
  6. Over processing (processi troppo complicati, troppe procedure, troppe funzioni)
  7. Difetti

Sono uno spreco tutte quelle attività che non creano valore aggiunto per il cliente. Il modo più immediato per capire se stiamo svolgendo un’attività a valore aggiunto o meno è immaginarsi di avere il cliente dietro le spalle e chiedersi: “… ma sarà contento di pagare per quello che sto facendo?”.

Il miglioramento dell’efficienza aziendale parte proprio da qui, perché è il cliente, ancora una volta, la misura di tutto. Chi ha mai collegato l’efficienza organizzativa alla maggiore o minore competitività sul mercato? Chi si è mai soffermato sull’equivalenza: inefficienza = spreco = maggiori costi = prezzi più alti “… perché altrimenti non ci stiamo dentro!” = dobbiamo inventarci mille diavolerie per trovare nuovi clienti.

Ma è uno spreco anche:

1.      Non fare un buon uso delle risorse, delle competenze, delle capacità del personale.

2.      Perdere tempo in inutili discussioni.

3.      Cercare all’infinito materiale o informazioni nel disordine fatichiamo a trovare.

4.      Non capirsi, comunicando nel peggiore dei modi possibili.

5.      Perdere i clienti per strada per mancanza di attenzione.

6.      Ecc. ecc. ecc.

Lancio una provocazione: così per gioco, provate a fare un Listino degli Sprechi, assegnate un costo a ciascuno spreco, condividete il Listino con i vostri Collaboratori e per una settimana applicatelo e fatelo applicare. Trovatevi il venerdì sera per controllare gli importi. Chissà che ne vien fuori!

Ma quanta resistenza troverete, perché, ricordatevi, che nella disorganizzazione, nello spreco, nel disordine è facile trovare facili scuse e capri espiatori per giustificare errori e mancanze.

In un ambiente organizzato, con regole chiare e condivise, ordinato e lineare è più difficile trovare scuse … e allora sì che tutto diventa più chiaro!

Allora? Il miglioramento dell’efficienza aziendale è o non è una priorità?

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